長い打合せ、保守対応の時間を短縮させる6つのツール。実証済み!!

フリーランスの心得 ブログ

仕事はたくさんあるはずなのに売り上げが伸びない。
忙しくてほかのことが出来ない・・・

それ、時間が有効に使えていません。

田舎のデザイン会社が抱える問題はフリーランスになってから気づきました。
なぜ気づかなかったかというと時間に余裕がなくて見えてなかったからです。

以下の問題をかかえる企業は結構多い。特に田舎。

  • 新しい技術を取り入れようとしない。
  • 打合せの時間を気にしない。

フリーランスになり、在宅勤務をしてから特に思いますが、外にでなくても打合せは家で出来るし、実際に顔合わせるは最初だけで良いかなと。
クライアント先で打合せすると長くなる傾向があるように思う。もちろん全員がそうではないけど。

1時間も2時間も打合せするのは意味がありません。なんならメッセージだけのやり取りで良い。

打合せや保守対応の時間を短縮する、自分が実践してる方法を紹介します。
実際、3年くらい前からやってますが、かなり楽になりました。

打合せの時間が無駄に長すぎる!その割に成果がでない。

地元のデザイン事務所で働いていて思っていたことがあります。
打ち合わせの時間が無駄に長すぎ。

理想の打ち合わせ

  • すでに話す内容が決まっていて、じゃぁこうしましょ、あぁしましょがスケジュール通り決まっていく。
    ちょっと話が脱線するも、決まることがきまって、はい。解散。数日後、再度打ち合わせをし、完成に至る。

現実の打ち合わせ

  • さて、どうしましょうか・・・・数時間経過。では次の打ち合わせまでにここの部分を考えて連絡ください。
    数週間・・・・連絡なし!!

それでも会いに行った方が良いという場合も当然あります。が、減らせるものは減らしていきましょう。

時間は無限ではないし、無料でもないのだから

打合せに時間がかかってしまうのは、単純に自分の実力不足もせいもありますが、単純にそれだけではありません。
田舎特有の理由があります。

移動時間が半端なく長い!!!!!

なのでツールつかって時間短縮は必須と言えます。

実証済み!打合せ、保守対応の時間を短縮させる6つのツール

今年に入ってから、保守案件が一件とれました。
最初は電話とか、メールでやり取りしていましたが、何せ時間がとられる。
電話だと一時間とかかかったりする時もあった。

電話って疲れるんですよね・・・・精神的に。

そこでクライアントにツールを使う事を提案しました。
ツールを使う事で時間を節約することができた。

  • 現地に行かなくてもいいので時間が節約できた
  • 電話やりとりもしなくてよくなったので気が楽。
  • 打合せ内容を忘れることが無くなった。
  • メールでやりとりするとレスポンスが悪いので急に対応できない

電話は謝罪する時だけ良い

チャット会議ツール

議事録を残すツール

チャット会議ツールを使いこなそう。

他にもチャットツールはありますが、スカイプ・Facebook・チャットワーク・ラインがあれば、ほぼほぼすべてのクライアントをカバーできるのではないでしょうか?

すでに自分のパソコンでは入れてるとは思いますが、クライアント先にも入れておきましょう。
こういった技術に疎い田舎ですが、知っているものが広めるという責任があると思っています。

なかなか浸透はしにくいかと思いますが、数ヶ月すれば簡単なソフトですし案外大丈夫だと思ってます。
今は高齢者ですらスマホもってますし、インスタとかやってますから。

TeamViewerを使って、画面共有!オフィスにいながら不具合の対応しよう。

保守対応とかならこれが一番いいかなーって思います。
相手の画面を直接触れますし、実際これパソコン全然だめーって人のパソコンにこれいれて作業することは結構あります。
あと無料なので良いです!

現地で作業してもTeamViewer使いながら電話しても同じことができます。

チャットも出来るし、音声通話もできますが、若干使いづらいため、スカイプも使ってます。

会議・打ち合わせ・ミーティングならスカイプが一番良い。

スカイプは、昔からあるアプリだけあって、通話の感度が最高だと思います。

何せ、タイの田舎でも通話できますし、今のところスカイプ以上に音声が安定しているところはないなーって感じがします。
海外でも普通に使えるところがいい!
スカイプの良いところはやっぱり複数での通話が楽ってところでしょうか。

チャットワークも出来るんですが、ボクの環境だとできなかったんですよねぇ。なんかインストールしないといけないとかだったかな?
スカイプは設定とか追加のプラグインもいらないのでかなり良い。

ラインでも同じことができますが・・・下で書きます。

Facebookの良さは誰もが使っているから受け入れられやすい。

ここ数年でようやっとフェイスブックが全体に広まりました・・・
最初は、かなり敬遠されていました。実名登録?あぶない!!!!!とか言ってましたが、現在は大丈夫な様子

ただ、Facebookは通話アプリとしてはあまり認知されていないようなのでたぶん理解されませんが、悪くないのでFacebookでもOKな方はこれでいきましょう。
アプリ入れるだけで良いですし、スカイプより難易度は低めだと思います。

LINEは仕事では使いにくい。

たぶんですが、スタンプとかのせいですかね。
LINEは仕事では使いづらいというか教えたくないって人が多い気がしますね。

ちょっと前もラインで休みの連絡するな。とかちょっと話題になったことありましたけど、メールで連絡するのはOKでなぜ?みたいな話です。

これはまぁアプリがちょっとカジュアルすぎたっていうところですかね。まだビジネスツールとしては受け入れられていないので、LINEはなしかな。
会社なのに個人の情報を教えるのが嫌っていうのはまだまだありますね。そうなるとフェイスブックもあまり教えたくないからビジネス向けではなんかな?

個人経営ならともかく、一企業の担当者レベルならFacebook、LINEはNGかもしれませんね。使ってるだけで怒る会社もありますし。

あーあとLINEはこれも要因かな。既読がでてしまう。

メッセージみたのになんで返事しないんじゃ!ってなるのは避けたいですよね。

議事録を残すツール

電話とかでよくあるミスなんですが、1時間とか通話時間が長いと最初に言った内容をメモしてなかったり。
聞こえなくてメモ取れなかったとか結構あるんですよね。

そういう事態を防ぐためにも電話の打合せは極力やめた方がいいですね。
直接あって、打ち合わせするのも議事録を書く時間ってのがほんともったいないし、その間に話されてもよく理解できないし、会話ができない。

お電話でのやりとりは、確認とアドバイスくらいにしましょう。

では、本題に。

議事録とやり取りに便利なツールがあります。
チャットワークがこれに該当する便利なツールなんですが、

そんな難易度高めのツールは使ってもらえません!!

というわけで、Google先生の登場です。

救世主現る。Google スプレッドシート!!!!!!

もうこれしかないんじゃないかって思います。
使い方もエクセルとほぼ同じだし、データを共有できます。

使い方も簡単。メールを送ってそこにあるアドレスから見てもらうだけ!なんて簡単なんでしょうか!
実際、仕事でこれを使用したところ、すんなり受け入れられました。

相手は、新しい技術を拒む怪物でしたが、エクセルっぽいソフトならOKの模様です。

なんとGoogleスプレッドシートはエクセルだけでなくワードもいけるしパワポもいける。神すぎる・・・・( ^ω^ )

Google スプレッドシート意外と使われていないんですよねぇ。やっぱりこの辺りはオフィスが強いです。

打合せでかかっていた時間や保守対応でかかっていた時間が減ることによって、コスト的にも精神的にもよくなります。
どんどん使っていきましょう!

まとめ

ほんとリモートワーク必須になってきましたねぇ。

田舎でもすんなり受け入れてくれるツールは結局のところこの辺りです。

この三つの共通点はほとんどこちらが作業するので、相手には負担がほとんどない!ってところが共通しています。
Facebookの時もそうですが、何年かかけて慣れていってもらうほかありません。

しかし、数回使うことによって問題なく作業することが出来ます。

これで、打合せわざわざ行かなくてもよいし、保守案件に無駄に電話をする必要もなくなります。

田舎でこのような状態になっている場合は、ぜひ一度実践してほしいと思う。
最初は受け入れられないでしょうけど、徐々に変わっていきます。

田舎全体の問題ですが、ITにたいして情弱すぎる。それをなんとかするのが我々のような職業だと思います。
全体的なレベルアップが行われれば、新しい技術を取り入れたいって話も出てきますし、経済が活性化していきます。

少なくともこれを提案してマイナスに傾くことはないので、実践あるのみです。

では!

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